إدارة الخدمات المساندة

مقدمة عن الدورة التدريبية:

أهداف الدورة التدريبية:
في نهاية الدورة سيكون المشاركون قادرين على:

• التعرف على آخر التطورات وأحدث الأساليب التي ظهرت في المجالات الخاصة بالإدارة والإشراف على الخدمات العامة.
• التعرف على طبيعة الخدمات المساندة وأنواعها.
• معرفة سلوكيات العاملين في مجال الخدمات المساندة.
• اكتساب مهارات إعداد التقارير والمراسلات.
• معرفة كيفية الرقابة وتقييم الأداء في مجال أنشطة الخدمات المساندة.
• استخدام البرامج الإلكترونية لتطوير عمل الخدمات المساندة.

الفئات المستهدفة:

• المدراء والمختصون والمسؤولون
• محترفو ومحترفات الإداريات.
• المدير التنفيذي والمساعد الإداري.
• المساعد الشخصي للمدير التنفيذي.
• موظفو الخدمات المساندة.
• السكرتير التنفيذي والمساعدين الشخصيين.
• شاغلو وظائف السكرتارية التنفيذية أو المرشحون لشغلها.
• كل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الدورة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته.

محتوى الدورة التدريبية:

الوحدة الأولى:

طبيعة الخدمات المساندة وأنواعها:

• مهام ومسؤوليات إدارة الخدمات المساندة.
• تخطيط وتنظيم الخدمات المساندة.
• مراقبة وتوجيه الخدمات المساندة.
• وضع السياسات والأهداف الخاصة بالأقسام التابعة لإدارة الخدمات المساندة.
• وضع دليل إجراءات العمل في الأقسام التابعة له والعمل على تحديثه بين الحين والآخر.
• الإشراف على تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات الخاصة بأقسام الخدمات المساندة بالمؤسسة.
• وضع الميزانية المالية السنوية لأقسام الخدمات المساندة .
• المشاركة في إعداد الميزانية المالية السنوية للمؤسسة ككل مع مختلف الإدارات المختصة والمشاركة في مناقشتها مع مجلس إدارة المؤسسة.
• رفع التقارير الدورية عن نشاطات أقسام الخدمات المساندة.
• تقييم أداء العاملين ورفع التوصيات اللازمة بذلك.
• الإشراف على وضع برنامج التدريب والتعليم المستمر للأقسام التابعة للخدمات المساندة.
• الإشراف على وضع برنامج الجودة النوعية في الأقسام التابعة للخدمات المساندة.

الوحدة الثانية:

سلوكيات العاملين في مجال الخدمات المساندة:

• إدارة الوقت وتنظيم الأولويات.
• وسائل تحقيق الإتصال الفعال مع الآخرين.
  • العلاقات التبادلية وتنمية مهارات التعامل مع الآخرين.
  • مهارات التحدث والإنصات والإستماع.
• كيفية مواجهة الضغوط والسيطرة على القلق.
• كيفية توفير المعلومات اللازمة لإتخاذ القرارات ومتابعتها.
• مهارات تبسيط وتحسين الإجراءات وتطوير نظم العمل.

الوحدة الثالثة:

إعداد التقارير والمراسلات:

• مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها.
• أهمية التقارير لإدارة الخدمات المساعدة.
• القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة.
• خصائص وأجزاء التقرير الجيد.
• أسلوب كتابة المراسلات والتقارير.
• الأشكال التوضيحية في التقارير.
• الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير.
• الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير.

الوحدة الرابعة:

الرقابة وتقييم الأداء في مجال أنشطة الخدمات المساندة:

• مفهوم وأهمية تقييم أداء العاملين بأقسام الخدمات المساندة.
• الأداء المتوسط والأداء المعياري.
• المفهوم الحديث لتقييم الأداء في ضوء نظم الجودة الشاملة.
• تحليل العمل وتحديد متطلباته كأساس لتقييم الأداء.
• تحليل العمل والمهام.
• تحليل قدرات وإستعدادات العاملين.
• طرق قياس قدرات وإستعدادات العاملين.
• تحقيق المواءمة بين متطلبات العمل وقدرات العاملين.
• الأساليب الذاتية مقابل الأساليب الموضوعية لتقييم الأداء.
• الأساليب الكمية مقابل الأساليب الكيفية في تقييم أداء العاملين بإسم الخدمات المساعدة.

الوحدة الخامسة:

استخدام البرامج الإلكترونية لتطوير عمل الخدمات المساندة:

• الاتجاهات الحديثة في الخدمات المساندة.
• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال الخدمات المساندة.
• إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
• عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
• تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
• تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
• تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
• الاتصالات الإلكترونية {الإنترنت، والبريد الإلكتروني}.