مؤتمر: تنظيم وإدارة الاجتماعات واللجان

مقدمة عن المؤتمر:

تعتبرالاجتماعات واللجان من أكثرالأساليب المستخدمة بمجال الاتصالات في مختلف المجالات وهي أداة فعّالة من أدوات اتخاذ القرارومن خلال هذا المؤتمر يمكن التعرف على الطرق التي تؤدي إلى تطوير إنتاجية الاجتماعات واالجان وزيادة مردودها, وذلك من خلال التعرف على الأساليب التي تؤدي إلى وجود اجتماعات ولجان ناجحة فعالة منتجة ومفيدة,وكيفية الاستفادة من إيجابيات الاجتماعات واللجان والابتعاد عن مساوئها, والتعرف على الطريقة التي من خلالها يكون لك دورمؤثر في الاجتماع وطرق التعامل مع الشخصيات المختلفة التي تحضر الاجتماعات واللجان.

وتعد الاجتماعات واللجان وسيلة فعالة للتواصل بين اعضاء المنظمة من جهة وبين المنظمة والمنظمات والأفراد الآخرين من جهة, وهي تعد أداة لتبادل المعلومات والتخطيط والتقويم والتنظميم والإشراف على الأعمال الإدارية , وهي وسيلة لحل الصراعات وتحقيق أهداف المنظمة.

أهداف المؤتمر:

في نهاية المؤتمر سيكون المشاركون قادرين على:

• تكوين مهارات القيام بنتظيم وإدارة الإجتماعات واللجان بطريقة علمية صحيحة.
• إعداد وصياغة محاضر الإجتماعات واللجان بطريقة فعالة.
• التحضير للاجتماعات واللجان والتخطيط لها.
• زيادة القدرة على استخدام الأساليب المختلفة لإدارة الاجتماعات واللجان.
• قيادة وإدارة الاجتماعات وجعلها اجتماعات منتجة ومفيدة.
• التعامل الأمثل مع المجتمعين.
• معرفة معيقات سيرالاجتماع ومعيقات تاليف اللجان.

الفئات المستهدفة:

• المدراء ورجال الأعمال من مختلف المستويات التنظيمية.
• مدراء المكاتب ومقرري الجلسات.
• رؤساء اللجان والعاملون بوظائف السكرتارية التنفيذية.
• موظفي السكرتارية العامة والخاصة.
• موظفي العلاقات العامة.
• الموظفون في مختلف الشركات والمؤسسات.   
• المهتمون والمرشحون لهذه الوظائف.

محتوى المؤتمر:

الوحدة الأولى:

• مفهوم الإجتماعات واللجان وأنواعها وأهميتها.
• ما هو الاجتماع الناجح واللجان الناجحة.
• الفرق بين المؤتمر ، الندوة ، الجلسة واللجنة.
• مرحلة الإعداد للإجتماع وإعداد جدول الأعمال ودعوة الإجتماع.

الوحدة الثانية:

• الإتصالات الشفوية والكتابية وعلاقتها بالإجتماعات.
• النصاب القانوني وسلطات الرئيس.
• كيفية إدارة الجلسة و مناقشة بنود جدول الأعمال.
• كيفية المداخلة والإعتراض والتصويت.

الوحدة الثالثة:

• أنماط المجتمعين وإستراتيجية التعامل معهم.
• تنظيم الاجتماعات واللجان.
• الاستعداد للاجتماعات.

الوحدة الرابعة:

• قواعد إدارة الاجتماعات واللجان.
• مفسدات الاجتماعات واللجان.
• الشروط الشكلية والشروط الموضوعية لكتابة المحاضر .

الوحدة الخامسة:

• كيفية إعداد وصياغة محاضر الإجتماعات واللجان.
• متابعة تنفيذ القرارات والمقترحات.
• مرحلة مابعد الإجتماع وإعداد مسودة مشروع المحضر.