مقدمة حول البرنامج التدريبي:

تُعدّ عملية تنظيم وإدارة الاجتماعات والفعاليات واللجان إطاراً يضبط البنية التشغيلية وآليات التنسيق ومسارات اتخاذ القرار داخل المؤسسة. وترتبط هذه العملية بمرتكزات العمل المؤسسي التي تعزّز اتساق الأهداف وتدعم انتظام الأدوار التشغيلية. يستعرض هذا البرنامج نماذج وهياكل تنظيمية توضّح أسس التخطيط المنهجي وإدارة المسارات التنظيمية بوضوح مؤسسي. ويرسخ معايير احترافية تعزّز كفاءة المسارات وتوحيد ممارسات العمل المؤسسي.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• التعرف على الخطط التنظيمية لإدارة الفعاليات والاجتماعات.
• تطوير مهارات ادارة الاجتماعات والفعاليات.
• توظيف استراتيجيات فعالة لإدارة اللجان وتحقيق أهدافها.
• تصنيف التحديات وإيجاد حلول مبتكرة خلال الفعاليات.
• التعرّف على مسار تطوير آليات الفعاليات والاجتماعات ورفع كفاءتها التنظيمية.

الفئات المستهدفة:

• مدراء الفعاليات والوحدات التنظيمية.
• منسّقو الاجتماعات والمسارات التشغيلية.
• الموظفون العاملون في إدارات العلاقات العامة والمراسم والبروتوكول.
• موظفو الإدارة المعنيّون بالتخطيط والتوثيق.
• المختصون في التنظيم والتخطيط المؤسسي.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

مبادئ تنظيم وإدارة الاجتماعات:

• الإطار المؤسسي الذي تُبنى عليه منهجية تنظيم الاجتماع، بما يعزّز فهم المنظومة المؤسسية.
• أسس صياغة الغايات والأجندة وفق منطق يضمن اتساق الاجتماع مع الأهداف المؤسسيةز
• الاعتبارات الزمنية واللوجستية لضمان انتظام المسار  وترتيب الأدوار داخل الاجتماع.
• آليات إدارة النقاش بما يعزز وضوح البنية التنظيمية وجودة المخرجات.
• إستراتيجيات تلخيص نتائج الاجتماعات وبناء مسارات المتابعة للاستدامة وتقليل المخاطر التنظيمية.

الوحدة الثانية:

تخطيط وتنفيذ الفعاليات:

• مراحل التخطيط والجدول الزمني كإطار ينظّم مسار الفعالية.
• أسس تقدير الاحتياجات وتوزيع الموارد بما يشمل الميزانية والموردين والموقع.
• منهجيات الترويج بما يعزز حضور الفعالية واتساقها مع الهوية المؤسسية.
• الاعتبارات التشغيلية في موقع الفعالية وآليات التعامل مع التحديات.
• آليات التغذية الراجعة لتحسين جودة الفعاليات المستقبلية.

الوحدة الثالثة:

الإطار التنظيمي لإدارة اللجان:

• أسس تشكيل اللجان وتحديد الأدوار لتوضيح الهيكلة والتنظيم المؤسسي.
• منهجيات قيادة اللجان وتوجيه أعمالها بما يدعم تحقيق الغايات المقررة.
• اليات إدارة الاجتماعات الدورية للجان وتوثيق المحاضر.
• سبل تعزيز التعاون والتواصل الفعال بين أعضاء اللجنة.
• أساليب معالجة النزاعات ورصد المشكلات بما يسهم في استقرار المسار التنظيمي.

الوحدة الرابعة:

الإستجابات تنظيمية للتحديات والحلول الابتكارية:

• التعرف على التحديات الشائعة في تنظيم الفعاليات والاجتماعات.
• إستراتيجيات لإدارة الأزمات وحل المشكلات في الوقت الفعلي.
• اساليب التعامل مع أصحاب المصلحة وصُنّاع القرار للحفاظ على اتساق العملية التنظيمية..
• سياسات الإبتكار في تنظيم الفعاليات وتحقيق نتائج متميزة.
• آليات التعامل مع المشكلات التنظيمية.

الوحدة الخامسة:

تقييم الفعاليات والاجتماعات وتحسين مخرجاتها:

• أدوات وأساليب تقييم فعالية الفعاليات والاجتماعات.
•  منهجيات جمع وتحليل التغذية الراجعة من المشاركين.
•  آليات إعداد تقارير التقييم وتوليد التوصيات بما يعزّز تطوير المسار التنظيمي.
• الأساليب التي تسهم في رفع جودة التخطيط وتحسين تنظيم الفعاليات المستقبلية.
• مؤشرات الأداء و دعم اتخاذ القرار لتحسين كفاءة العمليات التنظيمية.