مقدمة عن البرنامج التدريبي:

يمثل الانتقال من الحفظ الورقي إلى الحفظ الإلكتروني مرحلة جوهرية في تطوير إدارة الوثائق والمحفوظات داخل المؤسسات، حيث يعكس هذا التحول القدرة على تحقيق الكفاءة والسرعة والدقة في الوصول إلى المعلومات. اذ يرتبط هذا التحول بأطر تشريعية وتقنية تضمن الامتثال والموثوقية مع الحفاظ على أمن البيانات وسلامتها. يركز هذا البرنامج على النماذج المؤسسية والبنية التحتية التقنية والهياكل التنظيمية التي تتيح اعتماد الحفظ الإلكتروني بشكل منظم ومستدام. كما يطرح أساليب متقدمة لإدارة دورة حياة الوثائق وفق معايير رقمية حديثة.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحليل الأبعاد المؤسسية المرتبطة بالتحول من الحفظ الورقي إلى الإلكتروني.
• تقييم الأطر التشريعية والتنظيمية الداعمة للحفظ الإلكتروني.
• تصنيف التقنيات والمنصات الرقمية المستخدمة في إدارة الوثائق الإلكترونية.
• تحديد استراتيجيات إدارة دورة حياة الوثائق ضمن بيئة رقمية.
• استكشاف آليات الحوكمة المؤسسية لضمان أمن الوثائق الرقمية واستدامتها.

الفئات المستهدفة:

• مدراء إدارات الوثائق والمحفوظات.
• مسؤولو التحول الرقمي وإدارة المعرفة.
• موظفو تقنية المعلومات في المؤسسات الحكومية والخاصة.
• خبراء الحوكمة والامتثال.
• الاستشاريون في مجال إدارة الأرشيفات والبيانات.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

الأطر المؤسسية للتحول من الحفظ الورقي إلى الإلكتروني:

• الهياكل المؤسسية الداعمة لبرامج التحول الرقمي في إدارة الوثائق.
• السياسات الإدارية المنظمة لإدارة التغيير في بيئات الأرشفة.
• الأبعاد الاقتصادية والإجرائية المرتبطة بتطبيق الحفظ الإلكتروني.
• معايير الضبط المؤسسي التي تضمن سلامة عملية التحول الرقمي.
• العلاقة التكاملية بين الحفظ الإلكتروني واستراتيجيات التحول المؤسسي.

الوحدة الثانية:

التشريعات والمعايير في الحفظ الإلكتروني:

• الأطر التشريعية المنظمة لحفظ الوثائق الإلكترونية.
• معايير الأيزو (ISO 15489، ISO 30300) في إدارة الوثائق.
• سياسات الامتثال المؤسسي ومتطلبات التدقيق.
• الضوابط القانونية الخاصة بسجلات الحفظ الرقمي.
• دور التشريعات في حماية سرية وموثوقية الوثائق.

الوحدة الثالثة:

البنية التحتية التقنية للحفظ الإلكتروني:

• أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
• تقنيات الأرشفة السحابية وإدارة قواعد البيانات.
• آليات التكامل مع أنظمة المؤسسة الأخرى.
• تقنيات التوقيع الرقمي والتحقق من الهوية.
• البنية التحتية الأمنية لحماية الوثائق الإلكترونية.

الوحدة الرابعة:

إدارة دورة حياة الوثائق الرقمية:

• مراحل إنشاء الوثيقة وتوثيقها إلكترونياً.
• سياسات التصنيف والفهرسة الرقمية.
• استراتيجيات التخزين طويلة المدى والحفاظ على الصلاحية.
• آليات استرجاع الوثائق بسرعة وكفاءة.
• سياسات التخلص الآمن من الوثائق الرقمية المنتهية الصلاحية.

الوحدة الخامسة:

الحوكمة وأمن الوثائق الإلكترونية:

• الأطر المؤسسية للحوكمة في إدارة الوثائق الرقمية.
• استراتيجيات مؤسسية لإدارة المخاطر المرتبطة بالأرشيف الإلكتروني.
• التقنيات الداعمة للنسخ الاحتياطي وضمان استمرارية الأعمال.
• آليات التدقيق المؤسسي لمراقبة الامتثال وضبط الإجراءات.
• الضوابط الأمنية لحماية سرية وسلامة الوثائق الإلكترونية.