مقدمة حول البرنامج التدريبي:

تشير تقنيات الاتصالات الإدارية إلى النظم المؤسسية التي تدعم تدفق المعلومات داخل بيئات العمل وتربط بين المستويات الإدارية المختلفة. وتكمن أهميتها في تعزيز التنسيق واتخاذ القرارات بفعالية بما يضمن كفاءة الأداء وتحقيق الأهداف التنظيمية. يتناول هذا البرنامج الهياكل التنظيمية للاتصال وأنظمة التوثيق ومستويات التوجيه الإداري التي تضمن فعالية التواصل. كما يعرض النماذج المعتمدة لإدارة المراسلات الرسمية وتنظيم التقارير وضبط الإجراءات الاتصالية في السياقات المؤسسية.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تصنيف الهياكل التنظيمية للاتصال المؤسسي وتحديد مستوياتها الوظيفية.
• تحليل العلاقة بين كفاءة الاتصال والأداء الإداري العام.
• تحديد النماذج الرسمية المستخدمة في إدارة المراسلات والتقارير.
• تقييم نظم الاتصال الداخلي والخارجي ضمن الإطار المؤسسي.
• استخدام معايير الجودة والدقة في إنتاج المحتوى الاتصالي الإداري.

الفئات المستهدفة:

• مسؤولو الاتصال الإداري والمراسلات الرسمية.
• المدراء التنفيذيون ومساعدو الإدارة العليا.
• رؤساء الأقسام والمشرفون الإداريون.
• منسقو العلاقات المؤسسية والمكاتب الحكومية.
• الموظفون العاملون في مكاتب إدارة الوثائق والمحفوظات.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

الإطار التنظيمي للاتصال الإداري:

• تعريف الاتصال الإداري وأبعاده المؤسسية.
• مستويات الاتصال الرأسية والأفقية داخل الهيكل التنظيمي.
• علاقة الاتصال بالحوكمة المؤسسية واتخاذ القرار.
• الفروقات بين الاتصال الرسمي وغير الرسمي في بيئة العمل.
• النماذج المؤسسية لضبط تدفق المعلومات.

الوحدة الثانية:

أنظمة المراسلات الإدارية:

• تصنيف المراسلات الداخلية والخارجية في المؤسسات.
• التنظيم المنهجي لإعداد وصياغة المراسلات الرسمية.
• المعايير المؤسسية المعتمدة في تحرير المكاتبات.
• تقنيات إدارة سجل المراسلات وتوثيقها في الأنظمة الإدارية.
• دور التوثيق الرسمي في دعم الشفافية المؤسسية.

الوحدة الثالثة:

التقارير الإدارية ومهام إعدادها:

• العناصر الأساسية للتقارير الإدارية الرسمية.
• أساليب تنظيم المحتوى وتحديد الغرض من التقرير.
• العلاقة بين نمط التقرير ومستوى المستفيد المؤسسي.
• ضوابط العرض المنهجي للمعلومات والبيانات.
• مؤشرات الجودة في إعداد التقارير الإدارية.

الوحدة الرابعة:

إدارة الاتصال الداخلي:

• مبادئ تنظيم القنوات الداخلية وتحديد المسؤوليات الاتصالية.
• العلاقة بين الاتصال الداخلي واستقرار فرق العمل.
• آليات التعامل مع الرسائل متعددة الاتجاهات.
• دور الاتصال في دعم المبادرات والبرامج المؤسسية.
• تقنيات ضبط الرسائل التنظيمية وفق الأولويات الإدارية.

الوحدة الخامسة:

الاتصال الخارجي والمؤسسي:

• الهيكلة الرسمية للاتصال مع الأطراف الخارجية.
• نماذج التنسيق مع الجهات الحكومية والشركاء.
• عملية تنظيم الرسائل الصادرة وفق متطلبات الجهات المستهدفة.
• محددات الاتصال الرسمي في العلاقات متعددة الأطراف.
• تقنيات التوثيق المؤسسي للاتصال الخارجي ومراجعته.

الوحدة السادسة:

نظم الأرشفة والتوثيق الإداري:

• المبادئ التنظيمية لحفظ البيانات والوثائق الرسمية.
• تصنيف المراسلات وفق الأهمية والخصوصية.
• تقنيات تنظيم المحفوظات وضمان سهولة الوصول.
• دور الأرشفة في تسهيل إجراءات المراجعة والمتابعة.
• العلاقة بين إدارة الوثائق وتحقيق الكفاءة الإدارية.

الوحدة السابعة:

الرسائل الإلكترونية في السياق الإداري:

• نماذج الكتابة الرسمية ضمن بيئة البريد الإلكتروني.
• أساليب التحقق من الاتساق بين الشكل والمحتوى في الرسائل.
• دور الاستخدام المؤسسي للتوقيعات الرقمية.
• ضوابط الأمن المعلوماتي في المراسلات الإلكترونية.
• أساليب تنظيم المراسلات الإلكترونية ضمن أرشيف مركزي.

الوحدة الثامنة:

التنسيق الإداري بين الإدارات:

• مفاهيم التنسيق ودورها في تكامل العمليات الإدارية.
• النماذج المؤسسية لتوحيد قنوات الاتصال بين الأقسام.
• أساليب متابعة القرارات والردود بين الإدارات.
• خطوات تنظيم الاجتماعات الرسمية وتوثيق المخرجات الاتصالية.
• دور المسؤول الإداري في دعم التكامل التنظيمي.

الوحدة التاسعة:

مؤشرات جودة الاتصال الإداري:

• المعايير التي تقيس فعالية الاتصال المؤسسي.
• مراجعة الاستجابة وسرعة التفاعل مع الرسائل الرسمية.
• دقة المحتوى ووضوح الأسلوب في الاتصالات المكتوبة.
• اتساق الرسائل مع التوجيهات التنظيمية.
• أدوات التقييم المؤسسي لجودة الأداء الاتصالي.

الوحدة العاشرة:

التحديات التنظيمية في الاتصال الإداري:

• أبرز معوقات الاتصال المؤسسي في البيئات المتعددة المستويات.
• أساليب تحليل حالات الخلل الاتصالي وآثاره على بيئة العمل.
• نماذج التعامل المؤسسي مع تعارض الرسائل.
• استراتيجيات تحسين البيئة الاتصالية في المؤسسات.
• منهجيات تطوير سياسات اتصال إداري فعّالة ومتكاملة.