مقدمة عن البرنامج التدريبي:

تمثل إدارة الوثائق والمحفوظات والسجلات والمخطوطات والمعلومات ركيزة تنظيمية تهدف إلى ضمان حفظ المعرفة المؤسسية وضبط تدفق المعلومات التاريخية والحديثة. وتعكس هذه الإدارة تداخلاً وظيفياً يتطلب أنظمة موحدة لضبط المحتوى الورقي والرقمي ضمن بيئة متكاملة. يعرض هذا البرنامج النماذج المؤسسية التي تنظم مسارات حفظ واسترجاع الوثائق والمخطوطات في بيئات متنوعة. كما يسلط الضوء على الهياكل التنظيمية التي تدعم الاستدامة المعلوماتية والامتثال المؤسسي.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• التعرف على المفاهيم التنظيمية المرتبطة بإدارة الوثائق والمحفوظات والمخطوطات.
• تحليل أساليب الأرشفة اليدوية والرقمية في المؤسسات متعددة المهام.
• تقييم متطلبات الحفظ والحماية في التعامل مع المواد التاريخية والرقمية.
• تعزيز دور التكنولوجيا في دعم استرجاع المعلومات وتعزيز كفاءة التنظيم المؤسسي.
• تحديد السياسات والإجراءات التنظيمية التي تضبط تسلسل حياة الوثائق والمحفوظات.

الفئات المستهدفة:

• مسؤولو الأرشفة والمحفوظات.
• الموظفون العاملون في المكتبات والمراكز الثقافية.
• مسؤولو تكنولوجيا المعلومات.
• مسؤولو إدارة البيانات والسجلات.
• الموظفون المختصون في تنظيم الوثائق والمعلومات الإدارية.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

أسس إدارة الوثائق والمحفوظات:

• المفاهيم التنظيمية للوثائق والمحفوظات.
• تصنيفات المواد المؤسسية من حيث نوعها ووظيفتها.
• الفروق المنهجية بين إدارة الوثائق والسجلات والمحفوظات.
• المبادئ المؤسسية في تنظيم المحتوى الأرشيفي.
• المعايير التنظيمية في تصنيف وفهرسة المواد.

الوحدة الثانية:

الأرشفة اليدوية والرقمية للمحفوظات والسجلات:

• النماذج المؤسسية لتنظيم السجلات الورقية.
• آليات الفهرسة اليدوية داخل الأطر التنظيمية.
• البنية التقنية لأنظمة الأرشفة الرقمية.
• مقارنة مؤسسية بين كفاءة النظم التقليدية والحديثة.
• المعايير المؤسسية في الدمج بين النظامين.

الوحدة الثالثة:

حماية الوثائق والمخطوطات وصيانتها:

• التحديات المؤسسية المرتبطة بصيانة الوثائق التاريخية.
• الضوابط المؤسسية لحماية الوثائق من التلف والفقدان.
• الأسس العلمية لصيانة المخطوطات الورقية.
• تقنيات حماية المحتوى الرقمي في المحفوظات الإلكترونية.
• معايير الاستدامة التنظيمية لحفظ الوثائق طويلة الأمد.

الوحدة الرابعة:

استخدام التكنولوجيا في إدارة الوثائق والمعلومات:

• النظم المؤسسية لإدارة الوثائق الرقمية DMS.
• منهجيات التحويل المؤسسي من الورقي إلى الرقمي.
• أدوات الاسترجاع المؤسسي باستخدام الأنظمة الذكية.
• دور البنية الرقمية في تحسين إدارة الوثائق والمعلومات.
• التكامل بين الأنظمة الإلكترونية والنماذج الورقية في الحفظ المؤسسي.

الوحدة الخامسة:

السياسات والإجراءات الخاصة بإدارة الوثائق والمحفوظات:

• الأطر المؤسسية لتطوير السياسات التنظيمية للأرشفة.
• المتطلبات القانونية والتنظيمية في حفظ الوثائق.
• إدارة دورة حياة الوثائق داخل النطاق المؤسسي.
• تقنيات تنظيم أدلة السياسات والإجراءات المؤسسية للأرشفة.
• النماذج المؤسسية لضمان الاستمرارية والوصول الآمن للمعلومات.