مقدمة عن البرنامج التدريبي:

يشكل الأداء المتميز لأعمال السكرتارية أساساً في دعم الكفاءة الإدارية وتيسير عمليات الاتصال المؤسسي. وتكمن أهميته في ضمان التدفق المنظم للمعلومات وحوكمة الوثائق بما يعزز جودة العمل الإداري. كما يسهم في تمكين الإدارات العليا من التركيز على القرارات الاستراتيجية من خلال دعم تنظيمي متكامل. يغطي هذا البرنامج الهياكل المؤسسية والأساليب التنظيمية التي ترفع من جودة أعمال السكرتارية وتعزز دورها في الأداء المؤسسي الفعّال.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحليل الأسس المؤسسية للأداء المتميز في أعمال السكرتارية.
• تصنيف النماذج التنظيمية لإدارة المكاتب وتنسيق المعلومات.
• تقييم أطر الاتصال المؤسسي وآليات تبادل المعلومات.
• تحديد دور حوكمة الوثائق في رفع كفاءة السكرتارية.
• استكشاف استراتيجيات تطوير القدرات لدعم القيادة والإدارة العليا.

الفئات المستهدفة:

• السكرتارية التنفيذية.
• مساعدو المدراء ورؤساء الأقسام.
• موظفو مكاتب الإدارة العليا.
• منسقو المعلومات الإدارية.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

مفاهيم الأداء المتميز في السكرتارية:

• المفهوم المؤسسي للأداء المتميز في أعمال السكرتارية.
• عناصر الجودة والكفاءة في الممارسات المكتبية.
• العلاقة بين السكرتارية والإدارة العليا في دعم القرارات.
• النظم المؤسسية التي تعزز انسيابية العمل الإداري.
• دور السكرتارية في تحسين صورة المؤسسة.

الوحدة الثانية:

النماذج التنظيمية لإدارة المكاتب:

• الهياكل التنظيمية لعمل السكرتارية التنفيذية.
• أساليب تنظيم المهام وتوزيع الأولويات.
• النماذج المعتمدة في التنسيق بين الأقسام والإدارات.
• آليات التعامل مع تعدد المهام وفق خطط مؤسسية.
• الأدوات المؤسسية لضبط وتنظيم العمل اليومي.

الوحدة الثالثة:

الاتصال المؤسسي وتبادل المعلومات:

• الأطر المؤسسية للاتصال الإداري.
• أساليب إعداد وتنسيق المراسلات الرسمية.
• آليات إدارة الاجتماعات وتوثيق نتائجها.
• نظم تبادل المعلومات بين الإدارة والموظفين.
• أهمية السرية والدقة في إدارة البيانات والمعلومات.

الوحدة الرابعة:

حوكمة الوثائق وإدارة السجلات:

• النظم المؤسسية لحفظ الوثائق والسجلات.
• آليات تصنيف وفهرسة المستندات.
• معايير السرية والأمن في إدارة الملفات.
• تقنيات الرقمنة ودورها في تحسين الحوكمة.
• دور حوكمة الوثائق في الامتثال المؤسسي.

الوحدة الخامسة:

تطوير القدرات والمهارات الداعمة للقيادة:

• استراتيجيات تعزيز الكفاءة المهنية للسكرتارية.
• النماذج العالمية لتطوير القدرات المكتبية.
• أدوات التقييم المؤسسي لمستوى أداء السكرتارية.
• دور التدريب المستمر في رفع كفاءة السكرتارية.
• مساهمة السكرتارية في دعم التخطيط والقيادة العليا.