مقدمة حول البرنامج التدريبي:

تشير المهارات المتكاملة للمتابعة والتوثيق الإداري إلى الإطار المؤسسي الذي ينظم عمليات الرقابة على الأداء وتسجيل المعاملات وحفظ السجلات ضمن أنظمة موثوقة. وتكمن أهميتها في ضمان الشفافية ودقة المعلومات وسهولة الرجوع إليها عند اتخاذ القرارات الإدارية. يقدّم هذا البرنامج منهجية شاملة لتنظيم عمليات المتابعة وفق معايير مؤسسية واضحة. حيث يعرض الأساليب المتقدمة في المتابعة المؤسسية وآليات التوثيق الحديثة بما يحقق الانسجام مع الحوكمة والإدارة الفعّالة. كما يقدم هياكل ونماذج متطورة تدعم الكفاءة التنظيمية وتضمن استمرارية الأعمال بجودة عالية.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحديد المهام المؤسسية المرتبطة بوظائف المتابعة والتوثيق.
• تنظيم الوثائق الإدارية ضمن هياكل تصنيف متوافقة مع متطلبات العمل.
• تحليل آليات المتابعة في ضوء مؤشرات الإنجاز والانضباط الإداري.
• استخدام أدوات التوثيق في دعم تدفق المعلومات وحفظ الإجراءات.
• تقييم العلاقة بين كفاءة التوثيق واستقرار بيئة العمل المؤسسي.

الفئات المستهدفة:

• أخصائي قسم المتابعة والتوثيق.
• مسؤولو ضبط الجودة والامتثال الإداري.
• منسقو العمليات الإدارية في الجهات الحكومية والخاصة.
• مشرفو وحدات السكرتارية التنفيذية والمساندة.
• موظفو إدارات المتابعة الإدارية والتقارير.
• الموظفون العاملون في إعداد الوثائق الرسمية ومراقبة الالتزام التنظيمي.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

وظائف المتابعة في البيئة المؤسسية:

• الأهداف التنظيمية لوحدات المتابعة الإدارية.
• العلاقة بين المتابعة ومؤشرات الأداء التشغيلي.
• دور المتابعة في الرقابة على التقدم التنفيذي للخطط.
• الفرق بين المتابعة الدورية والمتابعة التخصصية.
• أساليب رفع التقارير وفق نماذج المتابعة المعتمدة.

الوحدة الثانية:

مفاهيم التوثيق الإداري وأنواعه:

• المبادئ الأساسية للتوثيق المؤسسي.
• أنواع الوثائق الإدارية حسب الوظيفة والاستخدام.
• الخصائص التنظيمية للوثائق المعتمدة.
• النماذج الرسمية للتوثيق الإداري الداخلي والخارجي.
• التحديات المؤسسية المرتبطة بسوء التوثيق.

الوحدة الثالثة:

أنظمة إدارة الوثائق والمتابعة:

• الهياكل التقنية لإدارة الوثائق والسجلات.
• أدوات تنظيم المتابعة الإلكترونية وتسجيل البيانات.
• قواعد تصنيف الوثائق حسب الموضوع والجهة.
• نماذج ضبط التدفق المعلوماتي وتوحيد المسارات.
• الضوابط المؤسسية لحفظ وتداول الوثائق الرسمية.

الوحدة الرابعة:

التنسيق الإداري وتكامل المتابعة مع التوثيق:

• آليات الربط بين المهام التوثيقية والمتابعة الإجرائية.
• العلاقة بين تسلسل الإجراءات وتدفق الوثائق.
• أهمية التنسيق بين الإدارات في ضبط التقارير والمتابعة.
• دور النماذج الموحدة في تحسين كفاءة المتابعة والتوثيق.
• مؤشرات التكامل الإداري بين وحدات التنظيم والمتابعة.

الوحدة الخامسة:

استدامة النظم التوثيقية والمتابعة:

• المتطلبات المؤسسية لضمان استمرارية أنظمة التوثيق.
• أدوات التقييم الدوري لمخرجات المتابعة والتوثيق.
• العلاقة بين أرشفة الوثائق وجودة الإجراءات.
• أساليب تطوير الأنظمة بما يتماشى مع التغيرات التنظيمية.
• معايير الحوكمة في بناء بيئة مؤسسية قائمة على الوثائق.