مقدمة عن البرنامج التدريبي:

تشكل عمليات حفظ الوثائق والبيانات جزءًا أساسيًا من منظومة العمل الإداري، إذ تضمن استمرارية التدفق المعلوماتي داخل المؤسسات. وتستند هذه العمليات إلى نماذج مؤسسية تنظم التصنيف والحفظ والاسترجاع والأرشفة ضمن ضوابط تضمن الامتثال والموثوقية. يركز هذا البرنامج على المفاهيم التنظيمية المرتبطة بإدارة الوثائق، سواء عبر الوسائل الورقية التقليدية أو الأنظمة الرقمية الحديثة، ويستعرض المعايير التي تحكم الأرشفة المؤسسية لضمان الحفظ الآمن وسهولة الوصول.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تصنيف النماذج المؤسسية لحفظ وأرشفة الوثائق.
• تحليل الضوابط النظامية المتعلقة بإدارة البيانات الورقية والإلكترونية.
• تحديد المعايير التنظيمية المعتمدة في إعداد أنظمة الأرشفة المؤسسية.
• تقييم البنية التقنية والوظيفية لمنصات الحفظ الرقمي.
• التعرف على آليات الرقابة المؤسسية لضمان سلامة الأرشيف وموثوقيته.

الفئات المستهدفة:

• مسؤولو الأرشيف والمحفوظات.
• موظفو السكرتارية والإدارات الإدارية.
• مسؤولو تقنية المعلومات المعنيون بإدارة قواعد البيانات.
• مشرفو الجودة والإجراءات المؤسسية.
• موظفو الشؤون القانونية المعنيون بحفظ المستندات الرسمية.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

مفاهيم حفظ الوثائق المؤسسية:

• الفرق بين الحفظ الإداري والأرشفة طويلة الأجل.
• النماذج المؤسسية لتحديد دورة حياة الوثائق.
• التصنيفات المعتمدة للوثائق الرسمية وشبه الرسمية.
• العلاقة بين حفظ الوثائق واستقرار العمليات المؤسسية.
• دور الحفظ في دعم الحوكمة المؤسسية.

الوحدة الثانية:

ضوابط الحفظ الورقي وتقنين الوصول:

• أسس تنظيم الأرفف والملفات اليدوية.
• آليات ترميز وتسمية الوثائق الورقية.
• ضوابط التفويض في الوصول إلى الوثائق الحساسة.
• إجراءات التخلص الآمن من الوثائق الورقية.
• التحديات المؤسسية المرتبطة بالحفظ اليدوي.

الوحدة الثالثة:

الأرشفة الرقمية وضمان الاستمرارية:

• عناصر أنظمة الأرشفة الإلكترونية المؤسسية.
• المعايير الدولية لتنسيقات الملفات الرقمية.
• نماذج تصنيف البيانات والمرفقات ضمن بيئات رقمية.
• أدوات البحث والاسترجاع داخل أنظمة الأرشفة.
• تقنيات تأمين الوثائق الرقمية ضمن ضوابط الحماية الإلكترونية.

الوحدة الرابعة:

إدارة دورة حياة الوثائق:

• تحديد مراحل الحفظ من الإنشاء إلى الإتلاف أو النقل.
• الربط بين الجدولة الزمنية وقرارات الحفظ الدائم.
• نماذج تتبع الوثائق عبر الإدارات المختلفة.
• خطوات إعداد جداول حفظ وفق احتياجات العمل القانوني والتنظيمي.
• آليات التقييم الدوري لحالة الوثائق.

الوحدة الخامسة:

بيئة الأرشيف المؤسسي:

• اشتراطات تصميم أماكن الحفظ اليدوي.
• اعتبارات السلامة والتهوية في غرف الأرشيف.
• أُسس توزيع المهام داخل وحدة الأرشيف.
• العلاقة بين بيئة الحفظ ومتطلبات التدقيق الداخلي.
• معايير الأمان في التعامل مع الوثائق الورقية الحساسة.

الوحدة السادسة:

حوكمة إدارة الوثائق:

• السياسات المؤسسية المنظمة لحفظ الوثائق.
• العلاقة بين الحفظ والتوثيق والامتثال التنظيمي.
• تقنيات ضبط مسؤوليات الحفظ بين الإدارات المختلفة.
• نماذج الرقابة المؤسسية على التعامل مع البيانات.
• دور لجان الحوكمة في تقييم كفاءة أنظمة الحفظ.

الوحدة السابعة:

الاستجابة القانونية ومقتضيات التوثيق:

• دور الأرشفة في دعم متطلبات التحقيق أو التدقيق.
• دور الحفظ كإجراء داعم للنزاهة المؤسسية.
• أساليب توثيق الإجراءات والقرارات الرسمية في السجلات المعتمدة.
• العلاقة بين الأرشفة والامتثال للوائح الخصوصية.
• أنظمة إثبات صحة الوثائق في النزاعات القانونية.

الوحدة الثامنة:

التكامل بين الحفظ الورقي والإلكتروني:

• حالات الانتقال من الحفظ اليدوي إلى الرقمي.
• أُسس تنظيم العلاقة بين النسخ الورقية والرقمية.
• التحديات في ترحيل الوثائق القديمة إلى الأنظمة الحديثة.
• النماذج المؤسسية المدمجة لحفظ البيانات.
• دور الحوكمة الرقمية في إدارة الوثائق المختلطة.

الوحدة التاسعة:

المخاطر والتهديدات لأنظمة الحفظ:

• المخاطر المادية المرتبطة بالحفظ الورقي.
• المخاطر السيبرانية في الأرشفة الإلكترونية.
• استراتيجيات حماية الوثائق من الضياع أو التلف.
• آليات ضبط استمرارية الوصول إلى الوثائق خلال الأزمات ضمن الأطر المؤسسية.
• دور النسخ الاحتياطي في تأمين الوثائق.

الوحدة العاشرة:

مؤشرات الأداء المؤسسي في الحفظ والأرشفة:

• النسب الزمنية للوصول إلى الوثائق المطلوبة.
• معدل استهلاك وحدات التخزين وتدوير الملفات.
• مدى الالتزام بالجداول الزمنية للحفظ والإتلاف.
• كيفية تحقيق رضا الجهات الرقابية عن أنظمة الحفظ.
• مؤشرات تقييم كفاءة منظومة الأرشفة المؤسسية.