مقدمة حول البرنامج التدريبي:

تمثل مهارات السكرتارية محوراً رئيسياً في دعم الأداء الإداري وتعزيز فعالية العمل المكتبي داخل المؤسسات. اذ تشمل هذه المهارات التنظيم المنهجي للوثائق والمراسلات وتخطيط الأنشطة اليومية والتنسيق بين مختلف الإدارات لضمان الانسيابية التشغيلية. كما تسهم في بناء بيئة عمل منظمة تعزز الإنتاجية وجودة المخرجات الإدارية. يركّز هذا البرنامج على ترسيخ أسس السكرتارية الحديثة وتطوير القدرات الإدارية في مجالات التنظيم والتخطيط والتنسيق المؤسسي.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحديد المهام الأساسية للسكرتارية وأدوارها المؤسسية.
• تصنيف الأساليب التقنية لتنظيم الملفات والوثائق.
• تحليل النظم المؤسسية لإعداد التقارير والمراسلات.
• تقييم الأدوار التنظيمية للسكرتير التنفيذي في بيئات العمل الحديثة.
• استخدام منهج إداري يدعم التخطيط والتنسيق بكفاءة عالية.

الفئات المستهدفة:

• السكرتارية التنفيذية والإدارية.
• موظفو مكاتب الإدارة العليا.
• منسقو الأعمال والمراسلات.
• مسؤولو التنظيم الإداري.
• الموظفون الراغبون في تطوير مهارات السكرتارية الحديثة.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق:

• أهمية الأرشفة وتنظيم الوثائق المكتبية.
• أنظمة تصنيف الملفات والفهرسة.
• استخدام التكنولوجيا في حفظ واسترجاع الوثائق.
• عملية إدارة دورة حياة الوثائق من الإنشاء إلى الإتلاف.
• تقنيات وحيازة الأرشيف الإلكتروني الحديث.

الوحدة الثانية:

إعداد التقارير والمراسلات:

• أنواع المراسلات والتقارير وأهميتها.
• كيفية إعداد التقرير الحديث.
• أساليب استخدام الصيغ الرسمية في إعداد التقارير والمراسلات.
• طرق تنظيم الشكل والمضمون بما يتوافق مع المعايير.
• استخدام أشكال التوثيق المعتمدة لتحسين جودة التقارير.

الوحدة الثالثة:

مهارات السكرتارية الحديثة:

• دور السكرتير في دعم العمل الإداري.
• طرق إدارة المواعيد وتنظيم الأولويات.
• طرق تنظيم الاجتماعات وإعداد جدول الأعمال.
• أساليب التعامل مع ضغوط العمل.
• أبرز البرامج المكتبية الحديثة.

الوحدة الرابعة:

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:

• مهام الإدارة المكتبية وأدوار السكرتير التنفيذي.
• التقنيات الحديثة في الأعمال المكتبية.
• خطوات تنظيم المراسلات والتقارير.
• الأساليب الحديثة في السكرتارية التنفيذية.
• المهارات الأساسية للسكرتير التنفيذي الحديث.

الوحدة الخامسة:

التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والإتيكيت:

• مفهوم الإتيكيت وأهميته في السكرتارية.
• أهمية التطوير الذاتي.
• استراتيجيات تعزيز المهارات الشخصية.
• خطوات بناء الصورة المهنية.
• أساليب التعامل الراقي في بيئات العمل.