مقدمة عن البرنامج التدريبي:

يمثل منصب أمين سر مجلس الإدارة موقعاً محورياً في ضمان كفاءة الحوكمة المؤسسية ودعم الشفافية في أعمال المجالس. اذ تكمن أهميته في تنظيم الاجتماعات وتوثيق القرارات وضمان الامتثال للأطر القانونية والتنظيمية. كما يسهم في تعزيز التواصل بين المجلس والإدارة التنفيذية عبر إدارة التدفقات المعلوماتية بشكل منظم. يغطي هذا البرنامج الأطر المؤسسية والنماذج التنظيمية والهياكل المهنية التي تُمكّن أمين السر من أداء مهامه بفعالية ضمن بيئات عمل عالية التنظيم.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحليل الدور المؤسسي لأمين سر مجلس الإدارة وأبعاده الاستراتيجية.
• تصنيف النماذج والإجراءات الخاصة بتنظيم أعمال المجالس واجتماعاتها.
• تقييم الأطر القانونية والتنظيمية المرتبطة بعمل مجالس الإدارة.
• تحديد آليات التوثيق وحوكمة القرارات الصادرة عن المجلس.
• استكشاف استراتيجيات التنسيق بين المجلس والإدارة التنفيذية.

الفئات المستهدفة:

• أمناء سر مجالس الإدارة.
• المدراء التنفيذيون المساعدون للمجالس.
• مسؤولو الحوكمة والامتثال المؤسسي.
• المستشارون القانونيون للمؤسسات.
• الإداريون العاملون مع مجالس الإدارة في المؤسسات الكبرى.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

الدور الاستراتيجي لأمين سر مجلس الإدارة:

• المسؤوليات المؤسسية لأمين السر في دعم الحوكمة.
• العلاقة الوظيفية بين أمين السر والمجلس التنفيذي.
• أهمية الحياد والشفافية في ممارسة الدور.
• القيمة المضافة لأمين السر في تحسين كفاءة المجلس.
• موقع أمين السر كحلقة وصل بين المجلس وأصحاب المصلحة.

الوحدة الثانية:

تنظيم أعمال المجالس واجتماعاتها:

• الهياكل المؤسسية لتنظيم اجتماعات مجلس الإدارة.
• آليات إعداد جداول الأعمال ومذكرات الاجتماعات.
• النظم المعتمدة لضمان مشاركة أعضاء المجلس بكفاءة.
• إجراءات إدارة الوقت وتوزيع الأدوار داخل الاجتماعات.
• الضوابط المؤسسية لتوثيق الحضور والمداولات.

الوحدة الثالثة:

الأطر القانونية والتنظيمية:

• المتطلبات القانونية لأعمال مجالس الإدارة.
• العلاقة بين عمل المجلس وقوانين الشركات.
• المعايير الدولية للحوكمة المرتبطة بدور أمين السر.
• الأنظمة واللوائح الداخلية للمؤسسات ودور أمين السر فيها.
• مسؤولية أمين السر في ضمان الامتثال للقرارات التنظيمية.

الوحدة الرابعة:

التوثيق وحوكمة القرارات:

• النماذج المؤسسية لتوثيق محاضر الاجتماعات.
• طرق صياغة القرارات بلغة قانونية وإدارية واضحة.
• أنظمة حفظ وأرشفة قرارات المجلس.
• آليات المتابعة لضمان تنفيذ القرارات.
• دور التوثيق في بناء الشفافية المؤسسية.

الوحدة الخامسة:

التنسيق المؤسسي مع الإدارة التنفيذية:

• قنوات الاتصال الرسمية بين المجلس والإدارة التنفيذية.
• آليات رفع التقارير من الإدارة التنفيذية للمجلس.
• دور أمين السر في تعزيز الانسجام بين المستويات الإدارية.
• نظم إدارة المعلومات المشتركة بين المجلس والإدارة.
• استراتيجيات دعم استمرارية القرارات بين المجلس والتنفيذ.