مقدمة عن البرنامج التدريبي:
تُعد المراسلات والمخاطبات الرسمية أداة محورية لتنظيم التواصل الداخلي والخارجي وضمان دقة الإجراءات المؤسسية. اذ يعكس أسلوب كتابة الرسائل الاحترافية صورة المؤسسة ويعزز موثوقية تعاملها مع الجهات ذات العلاقة. يوفر هذا البرنامج نموذجًا منظمًا لتكوين الرسائل وفق قواعد لغوية صحيحة وهياكل مؤسسية موحدة تضمن التوافق مع معايير العمل المكتوب. كما يدعم جودة التوثيق ويعزز كفاءة الاتصالات الرسمية بين الجهات المختلفة داخل وخارج المؤسسة.
أهداف البرنامج التدريبي:
في نهاية هذا البرنامج سيكون المشاركون قادرين على:
- تحديد الدور المؤسسي للمراسلات وأثرها في دعم الاتصال الإداري الفعال.
- تعزيز قدرتهم على إعداد محتوى مكتوب يعكس الهوية المؤسسية ويلتزم بالمعايير المهنية.
- استخدام أساليب صياغة دقيقة تضمن وضوح الرسائل وفاعليتها ضمن مختلف السياقات الإدارية.
- معالجة التحديات اللغوية والتنظيمية التي قد تؤثر على جودة المراسلات.
- دعم ممارسات التدقيق اللغوي وضبط المحتوى بما يعزز موثوقية المراسلات الرسمية.
الفئة المستهدفة:
- موظفو الشؤون الإدارية.
- مسؤولو الاتصالات الإدارية والمراسلات.
- منسقو المكاتب والسكرتارية التنفيذية.
محاور البرنامج التدريبي:
الوحدة الأولى:
مدخل إلى المراسلات الرسمية:
- مفهوم المراسلات الرسمية وشبه الرسمية والمراسلات الداخلية.
- الفرق بين المراسلات الإدارية والوظيفية والإعلامية.
- أهمية المراسلات في بناء الصورة المؤسسية.
- أهداف المراسلات الإدارية داخل بيئة العمل.
- خصائص المراسلات الناجحة ومبادئ الاتصال المكتوب.
الوحدة الثانية:
الهيكل التنظيمي للمراسلات:
- العناصر الأساسية لأي مراسلة رسمية.
- اساليب تنسيق المراسلات من حيث الشكل والمحتوى.
- التسلسل الرسمي في المخاطبات الوظيفية.
- ضوابط تحديد المرسل والمستلم في الرسالة.
- توحيد النماذج والخطابات المؤسسية.
الوحدة الثالثة:
مهارات الصياغة الرسمية:
- خصائص اللغة الرسمية والابتعاد عن التراكيب العامية.
- استخدام الألفاظ والمصطلحات المهنية الدقيقة.
- كيقية بناء الفقرة الإدارية بوضوح وفعالية.
- التدرج في العرض من المقدمة إلى الخاتمة.
- تجنب الغموض والإطالة والتكرار في الخطاب الرسمي.
الوحدة الرابعة:
أنواع المراسلات حسب الغرض:
- مراسلات الطلبات الإدارية.
- مخاطبات التنسيق والمتابعة الداخلية بين الإدارات.
- خطابات الشكر والاعتذار والتنويه.
- المراسلات الحكومية والخارجية مع الجهات الرسمية.
- المخاطبات ذات الطابع العاجل والمقيد بالوقت.
الوحدة الخامسة:
التدقيق والمراجعة والضبط اللغوي:
- الأخطاء الإملائية والنحوية الشائعة في المراسلات.
- تقنيات مراجعة الأسلوب اللغوي والتراكيب الرسمية.
- قواعد مراجعة التنسيق والتنظيم النهائي للرسائل.
- كيفية التأكد من وضوح الهدف وسلامة المضمون.
- أهمية التدقيق قبل اعتماد الرسالة رسميًا.