مقدمة عن البرنامج التدريبي:
يرتبط تفعيل الطاقة البشرية بقدرة السكرتير على استثمار الجهد الذهني والوظيفي ضمن بيئة مؤسسية ديناميكية تتطلب تنظيمًا عاليًا للوقت والموارد. وتشير إدارة الأولويات إلى القدرة على التمييز بين المهام الاستراتيجية والمساندة وفقًا لمعايير التأثير المؤسسي والانسيابية الإدارية. يساعد هذا البرنامج على تعزيز المفاهيم التنظيمية المرتبطة بكفاءة السكرتير وتطوير قدراته في تنسيق المهام المتداخلة وتحديد المسارات الوظيفية الأكثر إنتاجية. كما يركز على الهياكل المؤسسية لضبط الأداء المساند وتكامل الأدوار الداعمة للإدارة التنفيذية.
أهداف البرنامج التدريبي:
في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:
- تحليل مصادر استنزاف الطاقة المهنية وتأثيرها على جودة الأداء الإداري.
- تصنيف المهام وفق مصفوفات الأولوية الزمنية والمؤسسية.
- تقييم أنماط التفاعل التنظيمي وارتباطها بدور السكرتير التنفيذي.
- تحديد آليات تنظيم الوقت ضمن بيئات العمل متعددة المتطلبات.
- تعزيز المهارات اللازمة لبناء منظومات داخلية لضبط التركيز والاستجابة المؤسسية السريعة.
الفئات المستهدفة:
- سكرتير مكتب الرئيس التنفيذي.
- السكرتير التنفيذي في الإدارات العليا.
- مساعدو الإدارة في المكاتب القيادية.
- منسقو الجداول والمراسلات الرسمية.
- الموظفون العاملون في مكاتب دعم القرار المؤسسي.
محاور البرنامج التدريبي:
الوحدة الأولى:
مفاهيم الطاقة المهنية والتنظيم الذهني:
- المفهوم المؤسسي للطاقة البشرية ضمن بيئات السكرتارية.
- العوامل المؤثرة في الاستنزاف الذهني وعدم الاستقرار الإداري.
- العلاقة بين الطاقة المهنية ومخرجات السكرتارية التنفيذية.
- هياكل دعم التركيز وتقليل التشتيت المؤسسي.
- منهجيات التعامل مع التكرار والمهام المفاجئة.
الوحدة الثانية:
النماذج المؤسسية لإدارة الأولويات:
- مصفوفات تصنيف المهام حسب الأهمية والإلحاح.
- أنظمة ضبط الأولويات اليومية والأسبوعية في بيئات الإدارة العليا.
- كيفية تحقيق التوازن بين المهام العاجلة والمشاريع طويلة الأجل.
- أدوات تحليل وتوزيع المهام وفق الأدوار المؤسسية.
- ضوابط التنسيق بين تعدد الأولويات ومسؤوليات السكرتير التنفيذي.
الوحدة الثالثة:
هياكل التفاعل المؤسسي وضبط المهام:
- النماذج المؤسسية لتنظيم التفاعل اليومي.
- ضوابط الانتقال بين المهام والاجتماعات.
- أطر التواصل الإداري وضمان سلاسة تدفق المعلومات.
- العلاقة بين التنظيم الذاتي وسرعة الاستجابة.
- أدوات ضبط الملفات والمراسلات متعددة المستويات.
الوحدة الرابعة:
إدارة الوقت في السياق التنفيذي:
- النماذج المؤسسية لإدارة الوقت ضمن بيئة السكرتارية.
- الجدولة المؤسسية وتحديد فترات العمل الفعّال.
- كيفية استخدام الأدوات التنظيمية لضبط الاجتماعات والمواعيد.
- طرق توزيع المهام وفق معايير التداخل والاعتماد المتبادل.
- أساليب تقويم الفجوات الزمنية وتأثيرها على الأداء المؤسسي.
الوحدة الخامسة:
تعزيز التركيز المؤسسي والاستقرار الإداري:
- آليات دعم الهدوء التنظيمي في المهام اليومية.
- الأدوات النفسية والمؤسسية لضبط التوتر والضغط.
- كيفية موازنة الطاقة بين المهام المكتبية والمراسلات الحساسة.
- منظومات تعزيز الانتباه والتعامل مع التشويش الإداري.
- نماذج مؤسسية للمرونة الذهنية في بيئة السكرتارية العليا.