مقدمة عن البرنامج التدريبي:

تعكس عمليات حفظ الوثائق والبيانات الأسس التنظيمية التي تعتمدها المؤسسات لضمان سلامة المعلومات وسهولة الوصول إليها ضمن بيئة إدارية مستقرة. وتغطي هذه العمليات النماذج المؤسسية الخاصة بتصنيف الوثائق وتنظيم دورة حياتها وحوكمة إجراءات الأرشفة وفق معايير قانونية وتكنولوجية متقدمة. يركّز هذا البرنامج على الإطار النظري الذي يضبط العلاقة بين الحفظ الورقي والرقمي، ويراجع ضوابط السلامة والامتثال التنظيمي المرتبطة بإدارة المحتوى الرسمي في السياقات المؤسسية.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تصنيف النماذج المؤسسية لحفظ وأرشفة الوثائق والمعلومات.
• تحليل الضوابط التنظيمية التي تضبط الوصول إلى الوثائق الورقية والرقمية.
• تحديد المعايير المؤسسية لتصميم بيئة أرشفة متكاملة.
• تقييم المخاطر المرتبطة بأنظمة الحفظ التقليدية والإلكترونية.
• استكشاف مؤشرات الأداء المؤسسي المتعلقة بفعالية الحفظ والأرشفة.

الفئات المستهدفة:

• مسؤولو الأرشيف والمحفوظات في المؤسسات الحكومية والخاصة.
• موظفو السكرتارية والإدارات الإدارية.
• مسؤولو تقنية المعلومات المعنيون بإدارة قواعد البيانات المؤسسية.
• مشرفو الجودة والإجراءات الداخلية.
• مسؤولو الشؤون القانونية والمتابعة المؤسسية.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

الأطر المؤسسية لحفظ الوثائق:

• الفرق بين الحفظ الإداري قصير الأجل والأرشفة طويلة الأمد.
• مراحل دورة حياة الوثيقة في السياق المؤسسي.
• النماذج المعتمدة لتصنيف الوثائق الرسمية وشبه الرسمية.
• العلاقة بين حفظ الوثائق واستمرارية العمليات.
• مفاهيم الحفظ في دعم الحوكمة المؤسسية.

الوحدة الثانية:

الحفظ الورقي وضوابط الوصول:

• أسس تنظيم وتصنيف الأرفف والملفات اليدوية.
• آليات الترميز والتسمية للوثائق الورقية.
• المعايير المؤسسية لتفويض الوصول إلى الملفات الحساسة.
• إجراءات التعامل مع الوثائق الورقية غير النشطة.
• التحديات التنظيمية المرتبطة بالحفظ اليدوي.

الوحدة الثالثة:

الأرشفة الرقمية وإدارة البيانات:

• عناصر نظم الأرشفة الإلكترونية المؤسسية.
• المعايير الدولية لتنسيقات الملفات الرقمية القابلة للأرشفة.
• طرق تصنيف البيانات والمرفقات ضمن بيئات رقمية مؤسسية.
• أدوات الاسترجاع والبحث المؤسسي داخل أنظمة الأرشفة.
• تقنيات الحماية الإلكترونية لضمان سرية البيانات المؤرشفة.

الوحدة الرابعة:

الحوكمة والمخاطر المؤسسية في الأرشفة:

• السياسات الداخلية المنظمة لعملية حفظ الوثائق الرسمية.
• العلاقة بين الأرشفة والامتثال التنظيمي والرقابي.
• المؤشرات المؤسسية التي تضبط جودة بيئة الحفظ.
• النماذج المؤسسية لضمان استمرارية الوصول خلال الأزمات.
• التصنيفات المؤسسية للمخاطر المرتبطة بالحفظ الورقي والرقمي.

الوحدة الخامسة:

قياس الأداء المؤسسي في إدارة الوثائق:

• النسب الزمنية للوصول إلى الوثائق المؤرشفة.
• مؤشرات الامتثال للجداول الزمنية للحفظ والإتلاف.
• عملية تقييم كفاءة بيئات الحفظ من حيث الموارد والمساحات.
• أدوات قياس رضا الجهات الرقابية عن نظم الأرشفة الداخلية.
• المعايير التنظيمية لقياس جودة بيئة الأرشفة المؤسسية.