مقدمة حول البرنامج التدريبي:

تمثل إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية نظامًا متكاملًا يدعم القيادات العليا في التخطيط والتنظيم وصناعة القرار. فهي ترتبط بتنسيق العمليات الإدارية اليومية وإدارة تدفق المعلومات وضمان انسيابية العمل عبر مختلف الإدارات. يهدف هذا البرنامج إلى تزويد المشاركين بهياكل متقدمة واستراتيجيات متطورة وتقنيات رقمية حديثة تعزز من الكفاءة المؤسسية وجودة الأداء التنفيذي. كما يركز على تطوير قدرات السكرتارية التنفيذية لتكون شريكًا فاعلًا في القيادة المؤسسية من خلال الإدارة الذكية للمكاتب والموارد.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحليل الأطر المؤسسية التي تضبط دور السكرتارية التنفيذية في دعم القيادة.
• تقييم استراتيجيات إدارة العمليات اليومية وربطها بالكفاءة المؤسسية.
• تصنيف الأساليب المتقدمة في تنظيم المستندات وإدارة المعلومات الرقمية.
• توظيف تقنيات مهنية لإعداد المراسلات والتقارير الإدارية وفق معايير مؤسسية.
• استكشاف دور التحول الرقمي والتقنيات الحديثة في تطوير إدارة المكاتب.

الفئات المستهدفة:

• الإداريون والمديرون التنفيذيون.
• المساعدون الإداريون والسكرتارية التنفيذية.
• موظفو مكاتب الإدارة والعمليات.
• مسؤولو الاتصالات المؤسسية وتنظيم الاجتماعات.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

الأطر المؤسسية للإدارة المكتبية والسكرتارية التنفيذية:

• النماذج المؤسسية لتعريف وتطوير أدوار السكرتارية التنفيذية.
• استراتيجيات التنظيم الإداري وضبط العمليات اليومية.
• آليات تحليل النشاطات المكتبية وربطها بفعالية الأداء المؤسسي.
• متطلبات القيادة التنفيذية ودور السكرتارية في دعم اتخاذ القرار.
• مؤشرات الأداء المؤسسي لقياس جودة الإدارة المكتبية.

الوحدة الثانية:

استراتيجيات الاتصال والتنسيق الإداري:

• هياكل السكرتارية التنفيذية وأنواعها ضمن المؤسسات.
• استراتيجيات الاتصال المؤسسي بين القيادة العليا والموظفين.
• آليات تنظيم الاجتماعات الرسمية وتوثيق مخرجاتها.
• مهارات الإنصات الفعال وبناء قنوات تواصل احترافية.
• النظم الرقمية الداعمة للتواصل الفوري وإدارة تدفق المعلومات.

الوحدة الثالثة:

إدارة المستندات والمعلومات الرقمية:

• الأطر المؤسسية لتصنيف وترقيم الوثائق والمراسلات.
• آليات التحول إلى الأرشفة الإلكترونية وتقليل الاعتماد على الورق.
• استراتيجيات إدارة دورة حياة المستندات الرقمية.
• دور تطبيقات أمن المعلومات في حفظ المستندات والبيانات المؤسسية.
• أدوات إدارة المعرفة وربطها بمنصات الأرشفة الإلكترونية.

الوحدة الرابعة:

الكتابة الإدارية وإعداد التقارير المؤسسية:

• القواعد المؤسسية لصياغة المراسلات والمذكرات الرسمية.
• استراتيجيات إعداد التقارير الإدارية وفق معايير الجودة.
• آليات توثيق الاجتماعات وإعداد محاضر رسمية متكاملة.
• النظم الداعمة لإدارة المكالمات والمراسلات الرسمية.
• أدوات التحليل والعرض المرئي لرفع جودة التقارير المؤسسية.

الوحدة الخامسة:

التحول الرقمي والتكنولوجيا الحديثة في إدارة المكاتب:

• دور تطبيقات الذكاء الاصطناعي في دعم مهام السكرتارية التنفيذية.
• أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ودورها في الإدارة المكتبية.
• أهمية المنصات السحابية في إدارة الوثائق وتنظيم الاجتماعات عن بُعد.
• أهمية أدوات الأتمتة الإدارية لتقليل الأعمال الروتينية وزيادة الكفاءة.
• استراتيجيات دمج التقنيات الحديثة ضمن بيئة العمل المكتبي لتحقيق التميز المؤسسي.