مقدمة عن البرنامج التدريبي:

يشير التميز المؤسسي في إدارة الوثائق إلى تكامل الأنظمة والسياسات التي تضمن حفظ الوثائق وتنظيمها وفق معايير الحوكمة المؤسسية. وتُعد إدارة الوثائق ركيزة أساسية في تحقيق الشفافية وضمان الامتثال وتحسين كفاءة اتخاذ القرار داخل المؤسسات. وتتطلب هذه العمليات بنية تنظيمية واضحة وأدوات معيارية تُسهم في توحيد الإجراءات والحد من الازدواجية والمخاطر التشغيلية. يركز هذا البرنامج على النماذج المؤسسية لإدارة الوثائق واستراتيجية الحوكمة الداعمة لها وآليات التوثيق المتوافقة مع الأطر النظامية والرقابية.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحليل النماذج المؤسسية لإدارة الوثائق وضبط جودتها.
• تصنيف أنواع الوثائق المؤسسية وفق الأطر النظامية والتنظيمية.
• تقييم نظم الحوكمة المؤسسية المرتبطة بسلاسل الوثائق.
• التعرف على السياسات المؤسسية لحفظ الوثائق وضمان سريتها.
• تحديد مؤشرات التميز المؤسسي في نظم إدارة الوثائق والحوكمة.

الفئة المستهدفة:

• مسؤولو إدارة الوثائق والمحفوظات.
• الموظفون العاملون في وحدات الحوكمة المؤسسية.
• مدراء الجودة والامتثال المؤسسي.
• مسؤولو التخطيط والمتابعة والتقارير.
• مستشارو التطوير المؤسسي والإداري.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

المفاهيم المؤسسية لإدارة الوثائق

• مفهوم إدارة الوثائق في السياق الإداري والمؤسسي.
• الفرق بين السجلات الإدارية والوثائق التشغيلية.
• طرق تصنيف الوثائق حسب دورة الحياة المؤسسية.
• المعايير الدولية لإدارة الوثائق.
• العلاقة بين التوثيق والحوكمة المؤسسية.

الوحدة الثانية:

البنية التنظيمية لإدارة الوثائق

• النماذج المؤسسية لإدارة الوثائق ومراكز الحفظ.
• أساليب تحديد المسؤوليات الإدارية والتقنية للوثائق.
• كيفية تحقيق التكامل بين وحدات المعلومات والأرشفة.
• أدوات ضبط الوثائق الرقمية والورقية.
• نماذج الإشراف المؤسسي على أنظمة التوثيق.

الوحدة الثالثة:

حوكمة الوثائق والإطار النظامي

• المبادئ الأساسية لحوكمة الوثائق.
• الضوابط القانونية لتنظيم الوثائق داخل المؤسسات.
• سياسات الأمان والوصول إلى الوثائق.
• التحديات النظامية في حفظ الوثائق الحساسة.
• الدور الرقابي في الالتزام المؤسسي بالوثائق.

الوحدة الرابعة:

نظم إدارة دورة حياة الوثيقة

• مراحل الوثيقة من الإنشاء إلى الحفظ والإتلاف.
• آليات تتبع الوثائق وتحديثها المؤسسي.
• معايير الأرشفة المستدامة والتحويل الرقمي.
• أساليب تصنيف الوثائق حسب الأولوية التنظيمية.
• النماذج المؤسسية لحفظ الوثائق على المدى الطويل.

الوحدة الخامسة:

مؤشرات التميز المؤسسي في إدارة الوثائق

• مؤشرات الأداء في أنظمة إدارة الوثائق.
• أدوات تقييم كفاءة الهياكل التوثيقية.
• نماذج المراجعة الداخلية للوثائق المؤسسية.
• معايير التميز في الحوكمة التوثيقية.
• العلاقة بين التميز الإداري وجودة التوثيق المؤسسي.