المهارات الأساسية للسكرتارية المؤسسية

مقدمة عن البرنامج التدريبي:

تشكل المهام السكرتارية جزءًا أساسيًا من البنية الإدارية في المؤسسات، حيث ترتبط بعمليات التنسيق الداخلي وإدارة المراسلات وتنظيم الوثائق الرسمية. وتؤثر هذه المهام بشكل مباشر في استقرار الأداء الإداري وضمان دقة المحتوى المؤسسي وسلاسة العمليات اليومية. يركّز هذا البرنامج على تنظيم المهام السكرتارية ضمن الأطر المؤسسية، بما يشمل الضوابط الخاصة بإدارة الملفات ومتابعة الجداول وإعداد المراسلات الرسمية وفق نماذج إدارية واضحة تضمن الانسجام الوظيفي.

أهداف البرنامج التدريبي:

في نهاية هذا البرنامج سيكون المشاركون قادرين على:

• تحديد المهام السكرتارية ضمن الهيكل الإداري الرسمي.
• تنظيم آليات تصنيف الوثائق وأرشفتها وفقًا للإجراءات المؤسسية.
• تحليل أساليب التنسيق الداخلي وجدولة الاجتماعات.
• تصنيف النماذج المعتمدة في إعداد المراسلات الرسمية.
• تقييم الهياكل الإدارية الداعمة للمهام المكتبية ومتابعة سير العمل.

الفئات المستهدفة:

• موظفو السكرتارية والمساعدون الإداريون.
• منسقو الشؤون الإدارية.
• الموظفون العاملون في الدعم المكتبي بالأقسام المختلفة.
• موظفو السكرتارية في المؤسسات الحكومية والخاصة.

محاور البرنامج التدريبي:

الوحدة الأولى:

الدور المؤسسي للسكرتارية:

• طبيعة المهام السكرتارية وتصنيفاتها المؤسسية.
• تحديد موضع السكرتارية ضمن التسلسل الإداري.
• الترابط بين المهام السكرتارية وانسيابية العمليات.
• العلاقة بين السكرتارية وكفاءة الأقسام التشغيلية.
• الالتزامات الأخلاقية والتنظيمية في العمل الإداري.

الوحدة الثانية:

إدارة الوثائق ونُظم الأرشفة:

• نماذج تصنيف الوثائق الرسمية.
• هياكل الأرشفة الورقية والإلكترونية.
• إجراءات حفظ واسترجاع الملفات المؤسسية.
• ضوابط تتبع النسخ والمحتوى.
• المتطلبات التنظيمية للسرية وتحديد مستويات الوصول.

الوحدة الثالثة:

تنسيق الجداول والاجتماعات:

• خطوات إعداد جداول الاجتماعات الرسمية.
• أُسس تنظيم الاتصال الداخلي بين الأقسام والإدارة.
• تقنيات ضبط تواريخ الاجتماعات المتكررة ومتابعتها.
• ضوابط إعداد محاضر الاجتماعات ورفعها.
• كيفية إدارة الجداول الزمنية ضمن السياسات المؤسسية.

الوحدة الرابعة:

تنظيم المراسلات الرسمية:

• قوالب الرسائل الداخلية والخارجية والمذكرات الإدارية.
• معايير اللغة الرسمية والأسلوب المؤسسي.
• آليات إدارة الردود على المراسلات.
• دور السكرتارية في تنظيم البريد الإلكتروني الرسمي.
• أنظمة مراجعة الصادر والوارد من المراسلات.

الوحدة الخامسة:

النظم المكتبية الداعمة:

• الأنظمة الإدارية المستخدمة في السكرتارية.
• نماذج متابعة الإجراءات والمهام داخل الإدارات.
• خطوات إعداد النماذج المؤسسية الموحدة والنماذج التشغيلية.
• الضوابط المؤسسية لمتابعة الإجراءات وتحديث المهام.
• مؤشرات دعم السكرتارية في منظومة العمل الإداري.