أساسيات الفهرسة والوصف الأرشيفي وحفظ وتأمين المعلومات إلكترونياً

مقدمة عن الدورة التدريبية:

تتطرق  هذه الدورة إلى موضوعات تشمل كل جوانب الأرشيف والفهرسة من النظريات إلى التطبيق في الميدان، و من الأرشيف الورقي إلى الأرشيف الإلكتروني، ومن التجهيزات التقليدية إلى التقنيات الأرشيفية المتطورة.

أهداف الدورة التدريبية:
في نهاية الدورة سيكون المشاركون قادرين على:

• التعرف على أساسيات الفهرسة والوصف الرشيفي.
• التعرف على مفاهيم العمل المكتبي الإلكتروني، والاستفادة من خبرات الدول في التحول من الأرشيف الورقي إلى الأرشيف الإلكتروني.
• التعرف على أفضل الطرق في التعامل مع المواد المساعدة المادية والبرمجية في عمل الأرشيف.
• التزود بالأساليب الحديثة للتنظيم الفني للوثائق والمستندات من خلال التصنيف والترقيم والتكويد والفهرسـة الوصفية والموضوعية للوثائق وكيفية التكشيف والاستخلاص.
• التعرف على نظم الحفظ والفهرسة اليدوية والآلية والتي تعتمد على الحاسبات وكيفية الأرشفة الضوئية وكيفية استخدامها عملياً.
• تصنيف وفهرسة الملفات وأرشفتها.
• تصنيف وفهرسة الملفات وأرشفتها إلكترونياً.
• التعامل مع بيئة المنظمات اللاورقية.

الفئات المستهدفة:

• مدراء المكاتب.
• السكرتير التنفيذي والمساعدين الشخصيين.
• مساعدو التنفيذيين والسكرتير الائتماني.
• شاغلو وظائف السكرتارية التنفيذية أو المرشحون لشغلها.
• الأخصائيون في مجال تكنولوجيا المعلومات بالمكتبات ومراكز المعلومات.
• كل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الدورة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته.

محتوى الدورة التدريبية:

الوحدة الأولى:

تاريخ الأرشيف "وصولاً إلى الثورة الإلكترونية":

• أساسيات الارشفة.
•  قانون الأرشيف.
• الوصف الأرشيفي.
• النظام الداخلي لإدارة الأرشيف في المؤسسات.
• منهجية لوضع سياسة وطنية لإدارة الأرشيف "التجربة الجزائرية".
• تشخيص وضع الأرشيف في الوزارات والدوائر الحكومية.
• اقتراح سياسة لتنظيم الأرشيف في المدى القصير والمتوسط.
• المعالجة العلمية للأرشيف المبعثر.
• طريقة وصف الرصيد الأرشيفي حسب المقياس الدولي "ISAD {G}".
• تحديد سياسة لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل.
• النقاط الأساسية لإدارة الأرشيف الإلكتروني وحفظه في المدى الطويل.
• برنامج  تكويـن الأرشيفـيين لإدارة الأرشيف الجاري والوسيط.
• التجهيزات الخاصة بمركز الأرشيف.
• الشروط المناخية لحفظ الأرشيف في المدى الطويل.
• شروط حفظ الأفلام والدعائم والميكروفيلم "CD-DVD-Floppy".
• حماية الأرشيف من الحريق.
• حذارِ من الغازات والمبيدات المستخدمة في تعقيم الأرشيف وحمايته.
• حماية الأرشيف من جميع الكوارث.
• إدارة الأرشيف الإلكتروني.
• العمر الرابع للأرشيف.

الوحدة الثانية:

مفهوم وتأمين وحفظ الوثائق:

• تكنولوجيا الفهرسة والأرشيف.
• الجوانب التنظيمية في عمليات المحفوظات والفهرسة والأرشيف الإلكتروني.
• أساليب التصنيف والترقيم وإعداد الفهارس.
• استخدامات الحاسب الآلي في الفهرسة والأرشيف.
• أساليب تأمين الملفات إلكترونياً.
• منظمات الأعمال اللاورقية ونظم العمل الإلكترونية.

الوحدة الثالثة:

إنشاء نظام إدارة الوثائق وحفظ المعلومات وبناء الأرشيف:

• أهداف وعناصر النظام.
• مراحل إنشاء النظام.
• مراحل الدراسة لنظم حفظ المستندات.
• التنظيم الفني للوثائق والمستندات.
• الترقيم.
• التصنيف.
• التكويد.
• التكشيف والاستخلاص.
• إنشـاء وصـيانة قواعد بيانات.
• أمن وسرية معلومات الأرشيف.
• كيفية حماية الأرشيف الإلكتروني من المخاطر التي تهدده.

الأرشفة الإلكترونية في الإنترنت:

• الفهرسة باستخدام شريط المهام في الويندوز.
• بعض من تقنيات الويندوز المساعدة في سرعة الوصول إلى الملفات.
• أرشفة البريد الإلكتروني "Outlook".
• أرشفة البريد الإلكتروني في مواقع الإنترنت مثل: "Google, Yahoo, Hotmail"
• أرشفة الاهتمامات المرتبطة بالعمل في المصادر التكنولوجيا مثل: "المنتديات ومواقع التواصل الاجتماعي".

الوحدة الرابعة:

التعامل مع وسائل التكنولوجيا:

• التعامل مع السكانر "Scanner" وبرامج الصور للحصول على أفضل جودة بأقل حجم للملفات.
• استخدامات الحاسبات الآلية وعمليات البحث والفرز والطباعة.
• نظم التسجيل والاسترجاع بإسطوانات الليزر الضوئية.
• كيفية الترابط بين الحاسب الآلي والميكروفيلم.
• أمن وسرية المعلومات.

التصنيف وحفظ البيانات:

• أسس التصنيف والفهرسة وحفظ البيانات والملفات.
• الفهرسـة الوصفية والموضوعية للوثائق.
• اسـتخدام رؤوس الموضوعات والمكانز وربطها بقواعد البيانات.
• الخدمة المرجعية {البث الانتقائي للمعلومات، والإحاطة الجارية}.
• اسـتخدام نظام "ديوي" الإلكتروني وتعديلاته الجديدة.
• تحليل الوثائق وتصميم وتنفيذ بطاقة البيانات .
• تكشيف الوثائق والقرارات الإدارية ذات الصلة بأنشطة المعلومات.
• إنشـاء وصـيانة قواعد بيانات بأسـتخدام النظام وسبل الحماية وتبادل البيانات.

الوحدة الخامسة:

ميكنة النظـام:

• تكنولوجيا المعلومات، البرمجيات، الأجهزة والمعدات.
• إدخال الكم المتراكم من الوثائق إلى النظام "Backing Conversion".
• وضع خطة العمل، القوى العاملة، خطوات العمل، ضبط الجودة .

مشكلات إدارة الأرشيف في العصر الإلكتروني وأمن نظم المعلومات:

• إدارة الأرشيف في العصر الإلكتروني.
• حماية وتامين الوثائق المخزنة في أوعية الحفظ داخل الأرشيف الإلكتروني.
• استخدام البرمجيات المتاحة لتعديل الوثيقة النصية الى صورة إلكترونية لايمكن التلاعب بها.